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Veja dicas de como organizar os documentos da sua empresa

Organizando os documentos da sua empresa

Quais documentos devem ser mantidos ou descartados? Se sua empresa recebe um grande fluxo de documentos periodicamente você deve estar atento a organização deles. Muitas vezes documentos importantes se perdem por conta de falta de organização, por outro lado há aqueles locais em que existe um acumulo de documentos e esse espaço poderia ser aproveitado de outra maneira. Sendo um, ou outro, organizar os documentos é sempre a melhor solução.

São comprovantes de pagamento de contas, documentos de registro, seguros, extrato bancários, entre outros, que devem se manter de maneira organizada e segura. Se bem armazenados, ele permite com que você os localize com mais facilidade e agilidade quando necessário. Isso poupa tempo da sua equipe e permite um maior controle, além de proteger as informações contidas nos documentos de possíveis roubos e fraudes.

Há alguns tipos de documentação que devem ficar guardados por determinado tempo, é necessário que você saiba esse tempo e entenda a validade de cada um, isso é essencial para evitar o acumulo e não descartar nada importante. Vamos a alguns exemplos de documentos e quanto tempo de armazenamento é necessário:

Notas fiscais e comprovantes de pagamento

As notas fiscais emitidas pela sua empresa têm validade de um ano então devem ser guardadas apenas por esse período. Além das emitidas pela sua empresa, as notas fiscais referentes a produtos, materiais e equipamentos adquiridos também devem ser guardadas nesse período.

Apenas se o prazo de validade ou a garantia for maior que um ano você pode guardar por mais tempo. Isso significa que, se você comprar um equipamento para seu negócio cuja garantia é de 5 anos, você deve guardar essa nota fiscal por esse período. Comprovantes de contas básicas como telefone, água, luz, gás, aluguel e condomínio devem ser guardados por 5 anos. Após esse tempo, você pode descartar esses documentos.

Documentos relacionados aos funcionários

Os documentos dos funcionários da empresa, seja de qual período for, devem ser armazenados. Comprovantes de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS, recibos de pagamento de salário, férias e 13º, assim como os documentos referentes ao salário-educação e salário-família devem ser armazenados por 10 anos.

Por cinco anos devem ser guardados os documentos relativos a acordos de compensação e prorrogação de horas, cartas com pedido de demissão, comunicação de aviso prévio, recibo de entrega do vale-transporte, comunicado de dispensa do seguro-desemprego e termo de rescisão do contrato de trabalho. O documento de funcionários que deve ficar a mais tempo armazenados são os históricos clínicos dos funcionários e ex funcionários, principalmente pela integridade e veracidade das informações.

Impostos e Documentos Fiscais

Os documentos dos funcionários da empresa, seja de qual período for, devem ser armazenados. Comprovantes de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS, recibos de pagamento de salário, férias e 13º, assim como os documentos referentes ao salário-educação e salário-família devem ser armazenados por 10 anos.

Documentações referentes à segurança do trabalho

Guarde por 5 anos os livros e atas da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes). Os documentos referentes a Comunização de acidente de trabalho (CAT) devem ser guardados por 10 anos e o registro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) deve ser armazenado por um período de 20 anos.

Documentos que devem ser guardados por tempo indeterminado

Existem alguns documentos que não podem ser descartados pela sua empresa. São aqueles com maior importância para o funcionamento do negócio, seja contrato de trabalho, o livro diário e o livro razão, que são os documentos referentes à abertura da empresa, além do livro de inspeção do trabalho e fichas de registro de empregado que devem ser mantidos em segurança e se possível, com cópias.

Agora você está pronto para aprimorar a organização de documentos da sua empresa. Essa organização pode se dar de várias maneiras que garantirão a segurança na localização deles. As maneiras para se organizar essas documentações podem ser muitas, inclusive com a ajuda de móveis. Inclusive a utilização de arquivos deslizantes. Dicas para escolher o arquivo deslizante ideal para seu ambiente de trabalho.