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Arquivos Deslizantes
Dicas para organizar documentos

Dicas de como organizar os documentos no seu escritório

Um dos grandes desafios para qualquer escritório é a organização de documentos. O exercício de organizar e arquivar os documentos de forma pratica nem sempre é visto como uma tarefa fácil, mas mesmo assim é muito necessária.

A preservação de documentos e facilitação deles pode ser feita seguindo algumas dicas básicas sobre arrumação e organização. Essas dicas podem ser fundamentais em ambientes em que o documento em papel ainda é muito trabalhado, como em cartórios e empresas menores.

Uma das maiores dicas está o uso de arquivos deslizantes, mas antes de fazer uso deles, é preciso seguir algumas dicas para que o armazenamento se torne ainda mais simples. Confira aqui as dicas e mantenha seu espaço organizado.

Descarte o que não tem utilidade

O primeiro passo é descartar o que não tem utilidade. Separe algumas horas do seu dia veja o que não é mais importante para o andamento da empresa oriente a equipe a descarta-los. Oriente a equipe a descartar documentos sem utilidade sempre que encontrarem alguém. Arquive somente os documentos que realmente importam.

Pense no local em que os arquivos ficarão

Pensar no local em que os arquivos irão ficar é de extrema importância. Pensamos, de primeiro momento em um arquivo deslizante, que para ser instalado precisa de algumas recomendações quanto a local de inserção. O local deve ser arejado, limpo, agradável e o móvel deve estar em harmonia com os outros que fazem parte do escritório.

Um arquivo deslizante pode ter inúmeras gavetas, e é preciso pensar qual documento irá em cada local, o que seguramente irá facilitar a organização dos papeis. É importante lembrar que os arquivos devem ter fácil acesso.

A higienização do móvel também deve ser feita periodicamente, principalmente para deixar o local agradável para trabalho. Um ambiente de trabalho mais agradável certamente fará funcionários mais produtivos.

Encontre as categorias certas

É muito importante que os documentos sejam separados por categorias, como datas, clientes, conteúdo dos documentos e outros. Defina, junto de sua equipe, essas categorias e assim você facilitará o trabalho. Tanto na hora de arquivar, quanto na hora de resgatar esses documentos.

Pastas de cores diferentes, etiquetas com identificação, são algumas maneiras de identificar as categorias. Para separá-las, lembre-se de setores comuns, temas comuns, pessoas em comum e local de armazenamento comum. Para arquivá-los, se lembre de deixar o que você usa mais em lugares mais fáceis de procurar e de desarquivar, isso te dará ainda mais agilidade.

Utilize a tecnologia

Utilize os recursos tecnológicos para facilitar seu cotidiano. Coloque código de barras, nomes, etiquetas para facilitar o arquivamento. Registre tudo no computador, local em que estão armazenados, número de folhas juntas, o conteúdo desses documentos, tudo em planilhas e assim você ganhará tempo e ainda economizará em papéis.

Uma outra boa possibilidade é salvar categorias de documentos na nuvem, como notas fiscais, por exemplo, assim você consegue descartar o papel, digitalizando alguns documentos.

Dicas para escolher o arquivo deslizante ideal para seu ambiente de trabalho.