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Um dos grandes desafios para qualquer escritório é a organização de documentos. O exercício de organizar e arquivar os documentos de forma pratica nem sempre é visto como uma tarefa fácil, mas mesmo assim é muito necessária.
A preservação de documentos e facilitação deles pode ser feita seguindo algumas dicas básicas sobre arrumação e organização. Essas dicas podem ser fundamentais em ambientes em que o documento em papel ainda é muito trabalhado, como em cartórios e empresas menores.
Uma das maiores dicas está o uso de arquivos deslizantes, mas antes de fazer uso deles, é preciso seguir algumas dicas para que o armazenamento se torne ainda mais simples. Confira aqui as dicas e mantenha seu espaço organizado.
O primeiro passo é descartar o que não tem utilidade. Separe algumas horas do seu dia veja o que não é mais importante para o andamento da empresa oriente a equipe a descarta-los. Oriente a equipe a descartar documentos sem utilidade sempre que encontrarem alguém. Arquive somente os documentos que realmente importam.
Pensar no local em que os arquivos irão ficar é de extrema importância. Pensamos, de primeiro momento em um arquivo deslizante, que para ser instalado precisa de algumas recomendações quanto a local de inserção. O local deve ser arejado, limpo, agradável e o móvel deve estar em harmonia com os outros que fazem parte do escritório.
Um arquivo deslizante pode ter inúmeras gavetas, e é preciso pensar qual documento irá em cada local, o que seguramente irá facilitar a organização dos papeis. É importante lembrar que os arquivos devem ter fácil acesso.
A higienização do móvel também deve ser feita periodicamente, principalmente para deixar o local agradável para trabalho. Um ambiente de trabalho mais agradável certamente fará funcionários mais produtivos.
É muito importante que os documentos sejam separados por categorias, como datas, clientes, conteúdo dos documentos e outros. Defina, junto de sua equipe, essas categorias e assim você facilitará o trabalho. Tanto na hora de arquivar, quanto na hora de resgatar esses documentos.
Pastas de cores diferentes, etiquetas com identificação, são algumas maneiras de identificar as categorias. Para separá-las, lembre-se de setores comuns, temas comuns, pessoas em comum e local de armazenamento comum. Para arquivá-los, se lembre de deixar o que você usa mais em lugares mais fáceis de procurar e de desarquivar, isso te dará ainda mais agilidade.
Utilize os recursos tecnológicos para facilitar seu cotidiano. Coloque código de barras, nomes, etiquetas para facilitar o arquivamento. Registre tudo no computador, local em que estão armazenados, número de folhas juntas, o conteúdo desses documentos, tudo em planilhas e assim você ganhará tempo e ainda economizará em papéis.
Uma outra boa possibilidade é salvar categorias de documentos na nuvem, como notas fiscais, por exemplo, assim você consegue descartar o papel, digitalizando alguns documentos.
